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A base de dados do Projeto Imigrantes Espírito Santo foi desenvolvida a partir do cruzamento de informações obtidas, principalmente, nos documentos sob a guarda do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo - APEES, tais como: relações de embarque de passageiros nos navios e desembarque nos portos de destino; listas de entrada e saída das hospedarias; passaportes; matrículas e recenseamentos das colônias agrícolas, dentre outros documentos da instituição, além das listas de desembarque no porto do Rio de Janeiro fornecidas ao APEES, em cópias de microfilmes, pelo Arquivo Nacional. Outras informações foram obtidas ainda em publicações reconhecidas sobre o tema, em certidões, documentos e fotografias fornecidos pelos familiares e pesquisadores. O procedimento de inserção de dados é realizado sempre que novos documentos são localizados ou reproduzidos e enviados pelos descendentes. O APEES fornece aos interessados o Registro de Entrada de Imigrante, que é um relatório impresso contendo todos os dados, de cada imigrante, catalogados pelo projeto. O documento tem por objetivo fornecer informações histórico/genealógicas resultantes do cruzamento de dados disponíveis em diversas fontes documentais. Para fins jurídicos se faz necessário solicitar a Transcrição de Inteiro Teor (certidão de caráter oficial) de uma ou mais fontes primárias citadas no campo "Fontes Documentais" que estejam sob a guarda da instituição.